ビジネスメールを初めての相手に向けた挨拶とお礼返信は気を遣え
元は会社員として組織に所属していた私ですが、現在はフリーランスです。
ものすごく快適な環境で仕事をしています。
全て自分で決められるので、ストレスがありません。
会社員の頃は、どうでもいいような決めごとやしきたり、慣習に辟易していました。
生産性を高めろと言いながら、完全に阻害要因であることには手を付けないとか、ホント不思議な職場でしたよ。
30才を過ぎて、ふと、将来に向けての待遇とかキャリアを考えた時、どう足掻いても目の前にいる上司や他部署のトップがゴールになることが分かってしまいまして、さっさと自らレールを外れたまでです。
転職、フリーランス、最高!!
ビジネスメールの書き方なんて平成当初は無かった
私が新卒で正社員登用された時、職場にeメールはありませんでした。
もちろんパソコンなんて配布されてません。
平成3年のことです。
数年後に所属長にだけ配布されました。
「おい、これは、どうやるんだ。」
「なんか壊れたぞ。」
学生時代、プログラミングを専攻していた私は、「お前だったら知っているだろう」という事で、チンプンカンプンな中年上司のサポセンをさせられ、まあ、仕事にならないわけです。
もちろん他部署でも、パソコンに心得がある人が犠牲になる現象が起こっており、完全に間違った職場内IT化を体験させられました。
パソコンを本気で万能マシンと思い込んでいる人もいたぐらいです。
何にもせずに思ったようなデータや帳票が出るわけがない、ということを、しつこく説明しても概念として理解できない人もいるのには参りましたね。
私はテレホーダイ世代ですから、既にインターネットの存在は知ってましたし、職場での活用アイデアも持っていましたが、あまりにもヒドイ状況で、言い出しっぺが馬鹿を見るのは目に見えていたので、黙っていました。
で、また数年後に1課に1台、共有パソコンが配布され、スタッフ各人にパソコン配布されたのは、随分と遅かったですよ。
メールも社内向けのみという、何とも意味不明なルールがありました。
ビジネスメールで入力出来ない人が続出
職場のほとんどの人がビジネスメールの書き出しや返信がわからないという、地獄のような状況の中で、私は淡々と仕事をしていました。
IT化専門部署が教育担当だったので、私が口出しすることでは無かったからです。
退屈な社内IT研修という名のパソコンの扱い方講座にも顔を出しました。
肝心な中年管理職層は一切参加してないというね、先が思いやられる職場でしたね。
ビジネスメールの書き出し云々以前に、メールソフトを立ち上げるところからのスタートです。
まあ、これも出来ない人が居たんですよね。
本文に関しては例文がありましたから、それにならって入力していけば良いのですが、キー入力に慣れていない人からは「文字が打てない」の大合唱。
講師に向かって「おーい、『へ』が出ないぞ」って、便秘の訴えか、みたいな質問力の乏しい管理職もいて、こんなのに毎月高い給料払ってるのかよとマジでむかついた記憶が蘇ってきてイヤな感じ(汗)
ともかく「辞めたい」と思い始めた20代の夜。
ビジネスメールの書き出し例文
畏まってビジネスメールというのもアレですが、一応はひな型と言いますか、パターンはありますよね。
- お世話になっております。
- お疲れ様です。
- 初めまして。
これが定番の挨拶ですが、社内の相手なら、午前中なら「おはようございます」でも通ります。
社外向けでも「拝啓」「敬具」は不要とされていますね。
季節の挨拶も省略して良いというのがビジネスメールでのマナーです。
手紙とはちょっと違うので、戸惑う人も多いと思います。
社外向けには、より丁寧な書き出しがあるので、単語登録などして対応できるようにしておくと楽ですよ。
- いつもご愛顧賜り、誠にありがとうございます。
こういうタイプの書き出しの事です。
初めてビジネスメールを送る相手に対しての書き出しは、ちょっと一工夫あった方が好印象です。
- 初めてご連絡差し上げます。私は、株式会社〇〇、▲▲部の□□と申します。
という感じですね。
基本的には挨拶の後に名乗ることがベーシックな書き出しになります。
- お世話になっております。〇〇株式会社の□□でございます。
これ以降は、メールの内容によって変わります。
依頼、確認、連絡、お礼、苦情、問い合わせ、お詫び、催促など、パターンを用意することも 効率化の第一歩です。
ビジネスメールの返信
返信は、あまり時間を空けすぎると、失敗の原因になります。
ベストなのは即レスですが、他の業務もありますし、決まった時間に返信作業をするとか、個人でルーティンを決めていいかもしれません。
基本的な書き方は、感謝の意を表す事からスタートです。
- ご連絡頂きまして、誠にありがとうございました。
こんな感じですね。
何通かやりとりすると慣れてきます。
もちろん失敗もあるでしょうけど、大抵は軽微なものですよ。
誤爆しない限りはね(笑)
※誤爆 → 送る相手を間違ってしまうこと
ビジネスメールの締めの言葉
最後を締める言葉は、大抵は「よろしくお願い致します。」「失礼します。」等でOKです。
さようなら、すみません、また今度、なんて言い回しはNGです。
常識で考えるとわかりそうなものですが、スマホ世代は「話し言葉」で文字情報のやりとりに慣れてしまっているので、わからないらしいですね。
例えば、「すみません」を「すいません」とか、てにをはがデタラメとか、国語教育の根幹を揺るがす事態になってる??
新聞や書籍を普段から読んでいると、てにをはの使い方は身に付くんですけどね。
ビジネスメールは万能ではない
今の時代はメールで大抵の要件を伝えたりすることが可能です。
電話よりは間違いなく時間を有効に使えるのですが、メールは万能ではないんですよね。
時として電話の方が良いケースもあります。
緊急時や直接本人に必ず今伝えなくてはならない事とか、稀に発生します。
そういう時はメールだと遅延が発生する可能性も出てきます。
LINEでも即既読がつく保証も無いですからね。
電話の欠点は居留守なんですよねー(汗)
こうなったらお手上げです。
うまく使い分けましょうね。